- نویسنده : دکتر فرزاد طباطبایی
منشور برقراری ارتباط یک اصل مهم در ارتباط با دیگران است. شما در هر بخشی از زندگی خود مانند تحصیلات، مدرسه یا دانشگاه، محیط کار، محیط دوستانه، خانواده و زندگی شخصی و غیره نیاز دارید که با دیگران ارتباط داشته باشید. ارتباط داشتن بخش مهمی از فرایند زندگی هر کس است. در طول روز همه ی افراد به روش های متخلف با یک دیگر ارتباط برقرار می کنند. از طریق واتساپ، اینستاگرام، فیسبوک، حضوری، تلفنی، پیامکی و غیره شما می توانید با دیگران در ارتباط باشید. برای کسب آگاهی بیشتر در این زمینه از مشاوره تلفنی فردی کلیک کنید.
هر روز چقدر برای برقراری ارتباط صرف می کنید؟ به احتمال زیاد، توجه شما از طریق رسانه های اجتماعی، تماس های تلفنی، پیام کوتاه، پیامک، ایمیل، گزارش های کتبی و ملاقات های حضوری یا از راه دور وجود دارد. تدوین منشور برقراری ارتباط روشی مؤثر برای مدیریت این تعاملات است، به طوری که مردم به طور کارآمد و مؤثر ارتباط برقرار کنند. آن ها روش های ترجیحی ارتباط، نحوه استفاده مؤثر از کانال های مختلف و آن چه مردم می خواهند به دست آورند را تشریح می کنند. برای کسب آگاهی بیشتر درباره ارتباطات کلامی میان فردی کلیک کنید.
منشور برقراری ارتباط هم چنین می تواند برای تیم های جدید، از راه دور، با عملکرد چندگانه، از لحاظ جغرافیایی پراکنده یا برای فریلنسرهایی که به کار مستقل عادت دارند مفید باشد. قوانین اساسی برای ارتباط را تعیین می کند. برای مثال، چه زمانی انتظار به روز رسانی دارید، چه زمانی و چگونه اعضای تیم باید با یکدیگر تماس بگیرند. این به ویژه برای گروه هایی که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند مفید است. در این زمینه مطالعه مقاله ارتباط موفق پیشنهاد می شود.
منشور ارتباطات هم چنین می تواند به شما کمک کند تا از تفاوت های فرهنگی در ارتباطات اجتناب کنید. برای مثال، افراد در برخی از فرهنگ ها ممکن است تمایلی به گزارش مشکلات یا شکایت کردن به افراد ارشد نداشته باشند. این منشور می تواند شرایطی را که در آن افراد باید مسائل را برجسته یا تشدید کنند، روشن کند. هم چنین می تواند ابزار مفیدی برای بهبود ارتباطات در سازمانی باشد که از ارتباطات ضعیف یا غیرحرفه ای رنج می برد.
منشور برقراری ارتباطات هم چنین می تواند خلاقیت یا حل مشکلات شما و تیمتان را کاهش دهد. به عنوان مثال، افراد ممکن است احساس کنند کمتر قادر به برداشتن ایده ها از یک دیگر یا ارائه پیشنهادات به رهبران هستند. در نهایت، تدوین منشور برقراری ارتباطات نیازمند زمان و تلاش است. وقتی یک تیم جدید راه اندازی می کنید کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، بنابراین ایجاد یک منشور ممکن است اولویت بالایی نباشد.
هدف از منشور ارتباطات این است که روش های ارتباطی ترجیحی و پذیرفته شده را در تیم های شما مشخص کند و دستورالعمل هایی برای نحوه ارتباط اعضای تیم در موقعیت های خاص ارائه دهد که یکی از مهارت های ارتباطی است. هنگامی که به درستی انجام شود، تعاملات بین کارمندان را ساده می کند، اتلاف وقت را به دلیل استفاده از روش های ارتباطی نامناسب از بین می برد و تعداد کلی پیام ها را کاهش می دهد و به افراد کمک می کند روی کار خود تمرکز کنند. ممکن است شامل نکات زیر باشد اما محدود نمی شود: • چه زمانی و چه موقع کارکنان باید به ایمیل ها پاسخ دهند. • چه مسائلی را فقط می توان رو در رو حل کرد. • قوانین مربوط به استفاده از WiFi برای ارتباطات شرکتی چیست؟ • در چه شرایطی امکان استفاده از تماس های تصویری یا صوتی وجود دارد. • نحوه سازماندهی جلسات تیم چگونه است؟
برای مثال، در فرهنگ هایی که ساختار تیمی اقتدارگرایانه تر مشخص می شود، مرسوم نیست که کارمندان نگرانی ها و شکایات خود را به مقامات بالاتر بیان کنند. حتی اگر بدانند که چیزی اشتباه است، باز هم از انجام آن اکراه خواهند داشت. منشور ارتباطات برای تیمی که شامل اعضایی از فرهنگ های مختلف است، باید برای موقعیت هایی که در آن کارکنان باید با مقامات بالاتر خود صحبت کنند، دستورالعمل های واضحی ارائه دهد.
منشوری که از تعاملات اجتماعی خارج از موضوعات کاری جلوگیری می کند، به ایجاد رابطه بین اعضای تیم آسیب می رساند که می تواند برای کارایی طولانی مدت کار تیمی مضر باشد. در نهایت، تلاش برای معرفی یک سبک ارتباطی بی سابقه، به ویژه وقتی صحبت از تیم های چند فرهنگی پراکنده جغرافیایی می شود، می تواند تأثیری بر خلاف آن چه در نظر گرفته شده است ایجاد کند. هم چنین به جای بهبود، همکاری مؤثر را مختل می کند.
ممکن است تصمیم بگیرید که پیروی از منشور را بخشی از ارزیابی عملکرد اعضای تیم کنید. بنابراین، به این فکر کنید که چگونه می توانید نظارت و ارزیابی کنید که مردم چگونه از آن استفاده می کنند.
ایجاد یک منشور ارتباطی برای تیم یا شرکتتان به شما این امکان را می دهد همه این روش های ارتباطی متنوع را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که از آن ها به طور مؤثر و مفید استفاده می شود، زمان تلف نمی شود و همه شرکت کنندگان می توانند پیام های خود را به طور واضح و پیوسته دریافت کنند. با این حال، قبل از این که بنشینید و چنین منشور برقراری ارتباطاتی را بنویسید، باید بفهمید که باید حاوی چه چیزی باشد و چگونه می توانید آن را انجام دهید تا مجبور نباشید بعداً مرتباً اصلاحاتی را انجام دهید. برای رفع هرگونه ابهام در زمینه منشور برقراری ارتباط از مشاوره روانشناسی راهنمایی بخواهید.
.gif)
منشور برقراری ارتباط چیست؟
برای برقراری ارتباط با دیگران اولین و بیشترین کاری که انجام می شود، مکالمه است. اما همه ی این مکالمات و ارتباطات نمی تواند کارآمد و مفید باشد. حال باید چه کرد؟ در این مقاله، نحوه ی منشور برقراری ارتباطات برای تیم یا سازمان را بررسی خواهیم کرد، و به این فکر خواهیم کرد که چه زمانی این منشور مفید است و چه زمانی ارزش ندارد.هر روز چقدر برای برقراری ارتباط صرف می کنید؟ به احتمال زیاد، توجه شما از طریق رسانه های اجتماعی، تماس های تلفنی، پیام کوتاه، پیامک، ایمیل، گزارش های کتبی و ملاقات های حضوری یا از راه دور وجود دارد. تدوین منشور برقراری ارتباط روشی مؤثر برای مدیریت این تعاملات است، به طوری که مردم به طور کارآمد و مؤثر ارتباط برقرار کنند. آن ها روش های ترجیحی ارتباط، نحوه استفاده مؤثر از کانال های مختلف و آن چه مردم می خواهند به دست آورند را تشریح می کنند. برای کسب آگاهی بیشتر درباره ارتباطات کلامی میان فردی کلیک کنید.
منشور برقراری ارتباطات شامل چه چیزی است؟
منشور برقراری ارتباط می تواند تعداد و مدت جلسات را محدود کند، حجم ایمیل ها را کاهش دهد یا زمان را برای کارهای با ارزش آزاد می کند. منشور برقراری ارتباطات یک سند رسمی است که روش های ارتباطی ترجیحی تیم شما را مشخص می کند. به کاهش پیام های غیر ضروری کمک می کند، در وقت افراد صرفه جویی می کند و تمرکز و کارایی ارتباطات تیمی و فردی را بهبود می بخشد. منشور ارتباطات می تواند شامل موارد زیر باشد.- چه زمانی افراد نیاز به پاسخ به ایمیل ها دارند و چه زمانی این کار را نمی کنند.
- چه زمانی افراد باید به ایمیل ها یا همه ی آن ها پاسخ دهند و چه زمانی باید از آن اجتناب کنند.
- نحوه ی سازماندهی جلسات منظم تیم، چه کسی باید در آن شرکت کند، آیا افراد می توانند از راه دور شرکت کنند، چه چیزی در صورت جلسه باید درج شود، چه کسی آن ها را پخش می کند و غیره.
- نحوه ارتباط سازمان شما با مشتریان یا عموم
- نحوه تعامل اعضای تیم در رسانه های اجتماعی یا پیام فوری
- چه زمانی برای برقراری تماس تصویری یا صوتی مناسب است
- نحوه تعامل افراد با دیگران به صورت رو در رو
چرا از منشور برقراری ارتباط استفاده می شود؟
هدف از منشور برقراری ارتباط بهبود حرفه ای بودن ارتباطات، صرفه جویی در وقت اعضای تیم، کاهش تعداد پیام هایی که ارسال و دریافت می کنید و روش های ارتباطی ترجیحی شما را روشن می کند. شفاف سازی لحن، سبک و فراوانی پیام ها به ویژه برای مکالمه های عمومی یا مبتنی بر مشتری تضمین می کند که ارتباط شما منسجم و معتبر است.منشور برقراری ارتباط هم چنین می تواند برای تیم های جدید، از راه دور، با عملکرد چندگانه، از لحاظ جغرافیایی پراکنده یا برای فریلنسرهایی که به کار مستقل عادت دارند مفید باشد. قوانین اساسی برای ارتباط را تعیین می کند. برای مثال، چه زمانی انتظار به روز رسانی دارید، چه زمانی و چگونه اعضای تیم باید با یکدیگر تماس بگیرند. این به ویژه برای گروه هایی که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند مفید است. در این زمینه مطالعه مقاله ارتباط موفق پیشنهاد می شود.
منشور ارتباطات هم چنین می تواند به شما کمک کند تا از تفاوت های فرهنگی در ارتباطات اجتناب کنید. برای مثال، افراد در برخی از فرهنگ ها ممکن است تمایلی به گزارش مشکلات یا شکایت کردن به افراد ارشد نداشته باشند. این منشور می تواند شرایطی را که در آن افراد باید مسائل را برجسته یا تشدید کنند، روشن کند. هم چنین می تواند ابزار مفیدی برای بهبود ارتباطات در سازمانی باشد که از ارتباطات ضعیف یا غیرحرفه ای رنج می برد.
محدودیت های یک منشور برقراری ارتباط چیست؟
علیرغم مزایا، اجرای منشور برقراری ارتباطات دارای چندین اشکال بالقوه است. اول، شما با تعریف نحوه و زمان ارتباط افراد، تعاملات اجتماعی و مکالمات مختلف را خفه یا خراب می کنید. این می تواند باعث شود اعضای تیم مجازی احساس گوشه گیری و انزواطلبی کنند و ممکن است برای ایجاد روابط کاری غنی با مشکل مواجه شوند.منشور برقراری ارتباطات هم چنین می تواند خلاقیت یا حل مشکلات شما و تیمتان را کاهش دهد. به عنوان مثال، افراد ممکن است احساس کنند کمتر قادر به برداشتن ایده ها از یک دیگر یا ارائه پیشنهادات به رهبران هستند. در نهایت، تدوین منشور برقراری ارتباطات نیازمند زمان و تلاش است. وقتی یک تیم جدید راه اندازی می کنید کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، بنابراین ایجاد یک منشور ممکن است اولویت بالایی نباشد.
نحوه تدوین منشور برقراری ارتباطات چگونه می باشد؟
منشور برقراری ارتباطات هدف و روش های ترجیحی ارتباط را در تیم یا سازمان شما تعریف می کند. استفاده از یک منشور برقراری ارتباط می تواند در وقت افراد صرفه جویی کند و ارتباطات غیر ضروری را کاهش دهد. با این حال، مطمئن شوید که می توانید بعد ها در آن تغییر ایجاد کنید. با دنبال کردن این شش مرحله می توانید یک منشور ایجاد کنید. مراحل زیر را برای تدوین این منشور برای برقراری ارتباط موثر با دیگران دنبال کنید.1-هدف آن را تعریف کنید.
با شناسایی این که چرا می خواهید یک منشور برقراری ارتباطات ایجاد کنید، شروع کنید. به عنوان مثال، آیا یک سند یا تصویر بزرگ می خواهید که نحوه برقراری ارتباط شما در تیم یا سازمان خود را مشخص کند، یا دستورالعمل هایی برای تعامل با مشتریان یا عموم مردم؟ آیا می خواهید روی تعاملات رسانه های اجتماعی تمرکز کنید؟ آیا برای همه ارتباطات، یا برای یک پروژه یا وظایف خاص اعمال این منشور برقراری ارتباطات تدوین می شود؟هدف از منشور ارتباطات این است که روش های ارتباطی ترجیحی و پذیرفته شده را در تیم های شما مشخص کند و دستورالعمل هایی برای نحوه ارتباط اعضای تیم در موقعیت های خاص ارائه دهد که یکی از مهارت های ارتباطی است. هنگامی که به درستی انجام شود، تعاملات بین کارمندان را ساده می کند، اتلاف وقت را به دلیل استفاده از روش های ارتباطی نامناسب از بین می برد و تعداد کلی پیام ها را کاهش می دهد و به افراد کمک می کند روی کار خود تمرکز کنند. ممکن است شامل نکات زیر باشد اما محدود نمی شود: • چه زمانی و چه موقع کارکنان باید به ایمیل ها پاسخ دهند. • چه مسائلی را فقط می توان رو در رو حل کرد. • قوانین مربوط به استفاده از WiFi برای ارتباطات شرکتی چیست؟ • در چه شرایطی امکان استفاده از تماس های تصویری یا صوتی وجود دارد. • نحوه سازماندهی جلسات تیم چگونه است؟
2-چگونه آن را ایجاد خواهید کرد.
در مرحله ی دوم به این فکر کنید که چگونه منشور برقراری ارتباط خود را ایجاد خواهید کرد. چه کسی مسئول تدوین آن خواهد بود؟ آیا آن ها نیاز به همکاری با بخش های دیگر، مانند منابع انسانی یا بازاریابی دارند؟ آیا از نظرسنجی رضایت کارکنان برای جمع آوری ایده ها و بازخورد اعضای تیم خود در مورد آن ابتدا استفاده می کنید؟ چه کسی منشور را پس از تکمیل آن منتشر خواهد کرد؟3-منشور برقراری ارتباطات شما چه چیزی را پوشش خواهد داد.
سند شما ممکن است هدف خاصی داشته باشد، مانند کاهش استفاده از ایمیل یا اطمینان از حرفه ای بودن پست های رسانه های اجتماعی. یا، ممکن است یک هدف گسترده تر داشته باشد، مانند اطمینان از این که همه ارتباطات داخلی مناسب و کارآمد هستند. بنابراین، به وضوح مشخص کنید که منشور برقراری ارتباط شما چه چیزی را پوشش می دهد و کدام کانال ها و قسمت ها را شامل می شود.4-دستورالعمل ها را در منشور برقراری ارتباطات تنظیم کنید.
نحوه ی ساختار منشور برقراری ارتباطات خود را در نظر بگیرید. می توانید بهترین روش ها را برای هر کانالی که اعضای تیمتان استفاده می کنند، فهرست کنید، مانند: جلسات باید فقط 30 دقیقه طول بکشد، مبادلات توییتر باید حرفه ای و مؤدبانه باشد یا از استفاده از گزینه ی پاسخ به همه اجتناب کنید. یا، می توانید اصول کلی را مشخص کنید، مانند: پاسخ به ارتباطات در زمان مناسب یا کاهش تکراری شدن پیام ها.5-ترکیب بازخورد در منشور برقراری ارتباطات
مهم است که از اعضای تیم خود در مرحله تهیه پیش نویس و پس از اجرای منشور خود بازخورد بخواهید. افراد ترجیح می دهند چگونه با آن ها تماس گرفته شود؟ از کدام کانال ها بیشتر استفاده می کنند؟ نفرت های آن در مقابل ارتباط گرفتن یا مراحل ارتباطی آن ها چیست و چگونه مردم می توانند از آن ها دوری کنند؟6-به تیم های راه دور توجه ویژه داشته باشید.
تیم های مجازی یا راه دور به شدت به منشور نیاز دارند، زیرا گزینه ای برای ارتباط رو در رو ندارند و به شدت به نحوه تنظیم روش های ارتباطی شما وابسته هستند. ابزارهای مختلفی برای ارتباط از راه دور وجود دارد و شما باید مشخص کنید که کدام یک برای موقعیت ها مورد استفاده قرار می گیرند، چه کسی و چگونه باید گزارش های پیشرفت را ارائه کند، اعضای تیم چگونه بازخورد ارائه را دریافت می کنند و غیره.7-تنظیم ارتباطات عمومی
اشتباهات و مشکلات نباید در ارتباطات داخلی وجود داشته باشند، اما گاهی اوقات می توان آن ها را تحمل و حل کرد. بالاخره وقتی همه یک دیگر را می شناسند، مسائل به راحتی قابل حل است. با این حال، زمانی که اشتباهات در دید کامل مشتریان و سایر نهادهای خارجی اتفاق می افتند، واقعاً شرکت را در نامطلوب ترین وضعیت نشان می دهد. هنگام نوشتن منشور برقراری ارتباط، باید به دقت مشخص کنید که چه چیزی می تواند و چه چیزی نمی تواند در کانال های عمومی و تعاملات مبتنی بر مشتری ذکر شود تا مطمئن شوید که ارتباطات تیم همیشه سازگار و معتبر است.
8-کاهش تفاوت های فرهنگی در منشور برقراری ارتباطات
تیم هایی که افراد از کشورها و زمینه های فرهنگی مختلف را در خود جای می دهند، اغلب به دلیل سبک های ارتباطی متفاوت پذیرفته شده در فرهنگ های مختلف و ویژگی های خاص در فرهنگ های خاص، با مشکلاتی مواجه می شوند.برای مثال، در فرهنگ هایی که ساختار تیمی اقتدارگرایانه تر مشخص می شود، مرسوم نیست که کارمندان نگرانی ها و شکایات خود را به مقامات بالاتر بیان کنند. حتی اگر بدانند که چیزی اشتباه است، باز هم از انجام آن اکراه خواهند داشت. منشور ارتباطات برای تیمی که شامل اعضایی از فرهنگ های مختلف است، باید برای موقعیت هایی که در آن کارکنان باید با مقامات بالاتر خود صحبت کنند، دستورالعمل های واضحی ارائه دهد.
9-اشکالات احتمالی را درک کنید.
اگر چه یک منشور می تواند راه درازی را در جهت بهبود کیفیت ارتباطات، به ویژه در تیم هایی که معمولاً از مشکلاتی در این زمینه رنج می برند کمک کند، اما به همان اندازه احتمال دارد که مسائل مربوط به خود را ایجاد کند، به خصوص اگر بدون تحقیق مناسب انجام شود. یک منشور بد نوشته شده می تواند رشد خلاقیت و مهارت حل مسئله را خفه یا خراب کند، زیرا مردم احساس می کنند که ارتباطات آن ها توسط نیروهای خارجی محدود شده است.منشوری که از تعاملات اجتماعی خارج از موضوعات کاری جلوگیری می کند، به ایجاد رابطه بین اعضای تیم آسیب می رساند که می تواند برای کارایی طولانی مدت کار تیمی مضر باشد. در نهایت، تلاش برای معرفی یک سبک ارتباطی بی سابقه، به ویژه وقتی صحبت از تیم های چند فرهنگی پراکنده جغرافیایی می شود، می تواند تأثیری بر خلاف آن چه در نظر گرفته شده است ایجاد کند. هم چنین به جای بهبود، همکاری مؤثر را مختل می کند.
10-منشور برقراری ارتباط خود را اجرا کنید.
در نهایت، نحوه ی اجرایی، ارتباط و انتشار منشور ارتباطات خود را در نظر بگیرید. آیا آن را برای مردم ایمیل می کنید یا آن را در یک جلسه تیمی یا کل سازمان ارائه می کنید؟ آیا این یک منشور فیزیکی خواهد بود که مردم می توانند آن را چاپ کنند یا مجموعه ای از دستورالعمل های منتشر شده در اینترنت شرکت؟ آیا باید آن را اعلام کنید و یک کمپین روابط عمومی داخلی را هماهنگ کنید؟ و چگونه و چه زمانی آن را به روز رسانی می کنید؟ممکن است تصمیم بگیرید که پیروی از منشور را بخشی از ارزیابی عملکرد اعضای تیم کنید. بنابراین، به این فکر کنید که چگونه می توانید نظارت و ارزیابی کنید که مردم چگونه از آن استفاده می کنند.
سخن آخر
چه خوب و چه بد، انسان ها موجوداتی اجتماعی هستند و مهم نیست که شغلشان چیست. آن ها زمان قابل توجهی از تایم خود را صرف برقراری ارتباط با یک دیگر می کنند؛ چه برای حل یک مشکل، ایجاد رابطه یا صرفاً برای معاشرت. کاملاً طبیعی است که ارتباطات در کار نیز نقش مهمی ایفا می کند. زمان زیادی در محل کار صرف ساخت و پاسخگویی به تماس های تلفنی، نوشتن ایمیل و پیام های متنی، تهیه و مطالعه گزارش ها، شرکت در جلسات و غیره می شود.ایجاد یک منشور ارتباطی برای تیم یا شرکتتان به شما این امکان را می دهد همه این روش های ارتباطی متنوع را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که از آن ها به طور مؤثر و مفید استفاده می شود، زمان تلف نمی شود و همه شرکت کنندگان می توانند پیام های خود را به طور واضح و پیوسته دریافت کنند. با این حال، قبل از این که بنشینید و چنین منشور برقراری ارتباطاتی را بنویسید، باید بفهمید که باید حاوی چه چیزی باشد و چگونه می توانید آن را انجام دهید تا مجبور نباشید بعداً مرتباً اصلاحاتی را انجام دهید. برای رفع هرگونه ابهام در زمینه منشور برقراری ارتباط از مشاوره روانشناسی راهنمایی بخواهید.
-min.jpg "کنسل کالچر | شرمسارسازی جمعی و موارد استفاده از آن")
-min.jpg "مذاکره برای افزایش حقوق | چطور درخواست حقوق بیشتر بدهم؟")
